Chương trình đào tạo cộng đồng nâng cấp năng lực trưởng phó phòng, trưởng nhóm

Kg các anh chi em

Gửi tới các anh chị em chương trình mới của VIM. Chương trình này sẽ giúp cho bản thân cá nhân, bạn bè và công ty trong công tác đào tạo và phát triển lực lượng quản lý kế cận trong công ty

Các tài liệu sẽ liên tục được update định kỳ . Các anh chị chuyển cho các bạn nhân viên theo dõi

Kind regards

Chương trình đào tạo cộng đồng nâng cấp năng lực trưởng phó phòng, trưởng nhóm, Hi Po, Management trainees

Các công ty có thể sử dụng như một chương trình đào tạo riêng trong công ty, tích hợp chung với chương trình đào tạo cán bộ quản lý cấp trung, trưởng phó phòng hoặc sử dụng như tài liệu tự đào tạo cho cán bộ trong công ty

Triết lý đào tạo của VIM: Không một lớp học, giảng viên nào hiệu quả như chính bản thân người học ham học và muốn tự hoàn thiện bản thân. Công ty hay tổ chức chỉ tạo điều kiện: tài liệu, sách vở, các chương trình định hướng để tự mỗi cá nhân hoàn thiện năng lực bản thân thông qua quá trình tự học, tự phát triển liên tục

Tài liệu gồm 3 phần : Video bài giảng slide trên youtube, tài liệu chuyên môn dạng sách file pdf và các bài báo sưu tầm hoặc VIM phát triển

A- Video bài giảng tại www.youtube.com/user/vimtraining

Video online các slide training chương trình đào tạo trưởng phó phòng – quản lý cấp trung của VIM

1- Phần nhân lực- Đào tạo trưởng phòng
http://www.youtube.com/watch?v=6MyOvlkz32c&feature=c4-overview&list=UU1rd_dBWbWq28bkz4YC7Mww

2- Phần quy trình- đào tạo trưởng phòng

http://www.youtube.com/watch?v=QnsOuH6LfK8&feature=c4-overview&list=UU1rd_dBWbWq28bkz4YC7Mww

3- Phần cơ cấu tổ chức- đào tạo trưởng phòng

http://www.youtube.com/watch?v=X9W50RIbbRA&feature=c4-overview&list=UU1rd_dBWbWq28bkz4YC7Mww

4- Các khái niệm căn bản về trưởng phòng- tài liệu đào tạo của VIM

http://www.youtube.com/watch?v=iNrY74AvN7k&feature=c4-overview&list=UU1rd_dBWbWq28bkz4YC7Mww

5- Đào tạo trưởng phòng – mô hình OGSM

http://www.youtube.com/watch?v=sNHxtEqmq9k

6- Đào tạo trưởng phòng – khung năng lực
http://www.youtube.com/watch?v=Xqao_MKuToY

7- Đào tạo trưởng phòng – thẻ điểm cân bằng
http://www.youtube.com/watch?v=Nua_Fvs-7hs

8- Đào tạo trưởng phòng – đại cương về quản lý cấp trung
http://www.youtube.com/watch?v=-Pl-H64B09M

9- Đào tạo trưởng phòng – chiến lược, công cụ chiến lược và áp dụng trong thực tế
http://www.youtube.com/watch?v=n37eZV1tAic

10- Đào tạo trưởng phòng – lịch sử phát triển học thuyết quản lý
http://www.youtube.com/watch?v=U8qulYdc3rk

11-Mẫu hình quản lý cấp trung tại google – google oxygen project
http://www.youtube.com/watch?v=dvgPbqYPH74

12-Mẫu hình quản lý của Sir Alex Ferguson tại MU
http://www.youtube.com/watch?v=m7OmA4_YU3Q

B- Bài giảng lý thuyết về quản trị căn bản

Bài giảng 87 trang – 6 chương của đại học Phạm Văn Đồng về các kiến thức căn bản của quản lý

http://www.mediafire.com/?r3b90bk7bzc5g3f

C- Các bài báo về quản trị : hơn 200 bài báo

Đặt tại 2 địa chỉ chính

http://www.softskill.edu.vn/newslist.aspx?id=267 : các bài báo về nhân sự, phát triển tổ chức hơn 100 bài như KPI, đánh giá cuối năm, lãnh đạo v/v

https://kienthucnhansu.wordpress.com/category/truo%CC%89ng-pho%CC%81-pho%CC%80ng-gia%CC%81m-do%CC%81c-chi-nha%CC%81nh/ Các bài báo cho riêng trưởng phó phòng liên quan tới các vấn đề trong quản lý , chiến lược, phát triển tổ chức, qui trình, nhân sự và các vấn đề khác liên quan

Quy tắc “đặt gạch”

Quy tắc “đặt gạch”

 
Từ câu chuyện xây nhà của người nông dân
Một người nông dân tính xây trên mảnh đất của mình một ngôi nhà trệt và dự định sau này khi dành dụm đủ tiền sẽ xây một ngôi nhà lầu ba tầng. Ông ta dành dụm suốt ba năm trời và có được số tiền vừa đủ xây thêm hai lầu nữa. Lúc bấy giờ, ngôi nhà cao nhất trong xóm cũng chỉ mới hai tầng. Nghĩ đến ngôi nhà trong mơ của mình sẽ là ngôi nhà cao nhất xóm, người nông dân mời một người thợ xây giỏi đến.Tuy nhiên, người thợ xây nói rằng vì nền móng của ngôi nhà hiện tại chỉ đủ để chống đỡ ngôi nhà trệt nên nếu muốn xây thêm hai tầng nữa thì buộc phải phá vỡ ngôi nhà cũ và đào móng lai. Trừ đi tiền phá hủy ngôi nhà cũ cộng với tiền đào móng, số tiền dành dụm của người nông dân chỉ còn vừa đủ để xây một ngôi nhà hai lầu. Giấc mơ sang nhất xóm bị sụp đổ. Ông ta càng hối tiếc vì ba năm trước đã không nghe lời khuyên của thợ xây đào móng cho sâu.

Liên hệ với công tác quản lý trong doanh nghiệp
Tương tự, trong quản lý, phát triển một bộ phận, công việc… không chỉ cần định hướng đúng, mà còn cần chuẩn bị và hành động đúng nếu không sẽ lãng phí thời gian, của cải và quan trọng hơn cả là cơ hội.

Khi định trước được rằng không đủ điều kiện về tài chính lẫn sự quán xuyến để làm một vấn đề cùng một lúc, thì cần lập sẵn kế hoạch để làm từng chuyện một theo các mục tiêu từ ngắn hạn đến trung hạn và dài hạn. Như thế sẽ tránh được tình trạng đầu tư dàn trải khi không có đủ lực để thực hiện chu đáo. Việc xác định trước mục tiêu rất quan trọng. Mục tiêu càng chi tiết và ổn định thì càng tránh được hao phí do phát triển không đúng phương hướng.

Ví dụ một lãnh đạo dự định xây dựng ba phòng ban phát triển ở ba lĩnh vực hoạt động của công ty. Người này tốn hai tháng ròng để xây dựng cơ cấu nhân sự chi tiết cho từng phòng cùng với quy trình và hệ thống đánh giá đầy đủ. Sau đò, anh ta yêu cầu phòng nhân sự ráo riết tuyển dụng hàng chục nhân viên lấp đầy các vị trí trong kế hoạch. Phòng nhân sự vì phải chạy đua với thời hạn và áp lực công việc, lại chưa có kinh nghiệm cụ thể nên đã tuyển một số nhân sự không phù hợp. Ban quản lý cấp bộ phận chưa quen với công việc đã phải quản một đội ngũ nhân viên mới toanh, nên đẩy áp lực đến cấp trung gian là trưởng các nhóm. Còn nhà lãnh đạo thì cùng một lúc phải truyền đạt và huấn luyện hàng chục nhân viên hiểu cho được công việc và quy trình làm việc như bản kế hoạch. Vậy mà khi công việc bắt đầu chạy đã gặp ngay trở ngại vì quy trình chỉ được xây trên lý thuyết chứ không thực sự phù hợp với thực tiễn. Một lượng không nhỏ nhân viên nghỉ việc vì tự thấy không phù hợp với công việc, một số khác làm việc trong tâm trạng không thoải mái nên kết quả đạt được không tốt, cá biệt có những người làm việc tốt, muốn thăng tiến nhưng lại bị ngáng chân vì không có bậc thang thăng tiến tiếp theo tại công ty hoặc công ty không đủ điều kiện chi trà thù lao cho họ…
Rút ra bài học về quản lý công việc và con người
Từ trường hợp điển hình ấy, kinh nghiệm được rút ra là chỉ nên tập trung đầu tư một bộ phận ưu tiên, để bộ phận này xuất phát và phát triển trước, còn các bộ phận khác chi cần “cắm chốt” một hai nhân viên có khả năng phát triển được để họ tự gây dựng dần dưới sự hỗ trợ của lãnh đạo. Sau khi bộ phận thứ nhất đã đi vào ổn định thì mới phát triển dần các mảng khác trên cơ sở mảng đi trước hỗ trợ cho mảng đi sau cả về quy trình công việc và tài chính.

Ngoài ra, khi xây dựng cơ cấu nhân sự cần tính trước đường phát triển cho các nhân viên để khi họ đã vững tay nghề, công ty vẫn có thể đáp ứng được các nhu cầu của họ trong thời gian dài.

Một áp dụng khác của “đặt gạch” là chịu khó để nhân viên trải qua thời gian học hỏi từ chính thực tiễn công việc: nhân viên được hướng dẫn quy tắc (chứ không phải cách thức chi tiết) đế tự mình thực hiện công việc và học hỏi kinh nghiệm từ người khác.

Đây là giai đoạn khá mệt mỏi đối với nhà quản lý vì cảm thấy tự mình làm sẽ hiệu quả và ít tốn thời gian hơn là để cho nhân viên tự mày mò làm. Tuy nhiên, sau giai đoạn này, nhân viên sẽ được phát triển theo cách “chậm mà chắc” vì đã có sẵn nền tảng cốt lõi nếu được giám sát và đánh giá cặn kẽ. Từ đó, chính những nhân viên này sẽ xây dựng hệ thống quy trình cho các thế hệ nhân sự đi sau.

Mặt trái của “đặt gạch” là sẽ có những viên gạch “không bao giờ được xây”. Quan trọng là chọn được những viên gạch – nhân viên nền tảng có chuyên môn tương đối rộng và kỹ năng mềm tốt, có thể phát triển được để linh hoạt điều chuyển từ vị trí này sang vị trí khác khi cần thiết.

Quản Lý Nhân Lực Thực Hành- Mô hình 9 D trong quản lý nhân lực

Quản Lý Nhân Lực Thực Hành- Mô hình 9 D trong quản lý nhân lực

Trong những lúc trà dư tửu hậu với các chuyên viên nhân sự cùng ngành, câu chuyện làm thế nào để mô tả hoàn toàn ngắn gọn và hấp dẫn về quản lý nhân lực cho các cán bộ quản lý thường được đem ra bàn luận. Hiểu đúng và đủ về quản lý nhân lực rất quan trọng đối với các cấp quản lý hoặc các bạn nhân sự mới vào nghề. Tra google về định nghĩa quản lý nhân lực thì kết quả sẽ ra hàng triệu. Tuy nhiên các định nghĩa này có hiệu quả hay không thì là câu hỏi lớn. Mô hình 9 D dưới đây sẽ giúp cho các cấp quản lý hiểu rất ngắn gọn về quản lý nhân lực như thế nào

01-Đến- Tuyển dụng: Chữ D đầu tiên trong quản lý nhân lực đó chính là tuyển dụng các nhân viên và quản lý. Cấp quản lý trong công ty thông thường phó thác công tác tuyển dụng cho bộ phận nhân sự. Thực sự chất lượng nhân lực là yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất và chất lượng công việc. Rác vào thì rác ra. Các cấp quản lý cần phải đặc biệt chú ý tới chữ D đầu tiên – Đến để đảm bảo nguồn nhân lực trong phòng ban của mình.

02-Định hướng: Sau khi tuyển dụng, các cấp quản lý cần thiết định hướng cho các nhân viên. Công tác này cần phải thực hiện cho cả nhân viên cũ và mới. Định hướng nhằm giúp cho nhân viên hiểu được tầm nhìn và mục tiêu của công ty. Từ đó nhân viên sẽ điều chỉnh và định hướng các mục tiêu cá nhân cùng với công ty.

03-Dẫn – Hướng dẫn: Các nhân sự mới tới công ty cần thời gian để thích nghi và hòa mình với môi trường làm việc. Các cấp quản lý cần phải hướng dẫn họ trong các công việc. Chữ Dẫn còn có ý nghĩa các cấp quản lý cần đánh giá xem xét những thời điểm nhân viên cần hướng dẫn để vượt qua những thách thức trong công việc. Chữ Dẫn còn có ý nghĩa thứ ba khi nhân viên cảm thấy không hiểu, căng thẳng, làm sai trong công việc. Các cấp quản lý cần có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích cho họ hiểu và thay đổi hành vi. Ý nghĩa quan trọng cuối cùng của chữ Dẫn đó là bản thân cấp quản lý phải trở thành một mẫu hình các thực hành trong công việc đối với nhân viên dưới quyền.

04-Dưỡng – Đào tạo và phát triển: Cây cảnh cần dưỡng để phát triển khi cây còn yếu. Tương tự như vậy, các cấp quản lý cần có những chương trình dưỡng – đào tạo và phát triển nhân viên. Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế, cấp quản lý hiệu quả đó là những cán bộ biết đào tạo và phát triển nhân viên

05-Dỗ- Thuyết phục: Mâu thuẫn xẩy ra liên tục trong quá trình làm việc. Cấp quản lý cần phải giải quyết mâu thuẫn để tăng năng suất và chất lượng. Các mâu thuẫn trong nhân viên nếu không được giải quyết dứt điểm sẽ tạo ra các sức ép vô hình trong công việc. Dỗ ở đây còn được hiểu khi các cấp quản lý giải quyết các mâu thuẫn ngoài phòng ban của mình.

06-Dụ- Các hình thức khen thưởng và động viên: Nhằm động viên và khuyến khích nhân viên, các hình thức khen thưởng được đưa ra kích thích nhân viên làm việc. Khi thực hiện Dụ, các cấp quản lý cần quan tâm tới công tác truyền thông đảm bảo nhân viên hiểu và thật sự muốn tham gia vào các chương trình này.

07-Dọa- Các qui định trong công ty: Ban hành những qui định và quy chế nhằm truyền thông các biện pháp xử lý khi nhân viên vi phạm và không đạt yêu cầu. Dụ và Dọa có thể được hiểu là ông Thiện và Ác trong quản lý công ty.

08-Đánh- Xử lý kỷ luật: Khi các nhân viên vi phạm và các biện pháp D nói trên không đạt kết quả, các cấp quản lý cần sử dụng các biện pháp mạnh nhằm đảm bảo kỷ cương được thực thi. Trong thời gian khủng hoảng hoặc khó khăn, chữ D thứ 7 này sẽ mang lại giá trị khi các nhân viên cảm thấy sức ép trong công việc.

09-Đuổi – Sa thải : Hình thức cao nhất của xử lý kỷ luật đó chính là sa thải. Các cấp quản lý cần hiểu sa thải với ý nghĩa nhẹ hơn đó là chấm dứt hợp đồng lao động với cá nhân không phù hợp môi trường làm việc tại công ty.

Khung quản lý 9 D nhằm giúp cho các cấp quản lý mới nắm được nhanh chóng các công cụ quản lý nhân lực trong phòng ban và công ty mình. Giống như một thầy thuốc Nam khi các vị thuốc đều biết rõ. Trình độ tay nghề của từng nhà quản lý nằm ở chỗ sử dụng công cụ nào, sử dụng liều lượng bao nhiêu cho phù hợp từng đối tượng. Để đạt được mức độ này, cấp quản lý cần thực hành và trải nghiệm nhiều trong công việc.

Vũ Tuấn Anh

Giám Đốc Điều Hành Viện Quản Lý Việt Nam