Danh sách việc cần làm

Danh sách việc cần làm

Nếu một ngày nào đó bạn cảm thấy hoang mang trước cả núi việc cần làm, đuối hơi chạy cho kịp tiến độ dự án hoặc đôi khi quên mất vài việc quan trọng khiến người khác phải nhắc nhở…đó là hệ quả của việc không sắp xếp công việc một cách hợp lý. Hay nói cách khác, đó là lúc bạn cần tới một bản “danh sách việc cần làm”.

“Danh sách việc cần làm” là một tập hợp những công việc đã được sắp xếp thứ tự ưu tiên cần được hoàn thành, trong đó việc gì quan trọng nhất sẽ được xếp lên đầu tiên.

Việc này nghe ra thật đơn giản nhưng lại là nhân tố giúp tạo ra đột phá trong năng suất làm việc và kỹ năng quản lý thời gian. Từ đó giúp bạn vượt lên dẫn đầu trong công việc.

Điểm hay của “Danh sách việc cần làm” là bạn có thể lưu lại tất cả việc cần làm trong cùng một nơi, tránh bỏ quên và sai sót. Hơn nữa, khi xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, bạn có thể biết được việc gì nên làm ngay, việc gì có thể để lại. Công cụ này tỏ ra đặc biệt hữu dụng khi bạn có quá nhiều việc phải là mà không biết bắt đầu từ đâu. Thiếu nó, có thể bạn sẽ thấy rối như gà mắc tóc, mất tập trung và mất uy tín với mọi người xung quanh. Do đó, hãy làm việc khoa học hơn và uy tín hơn bằng “danh sách việc cần làm” này nhé!

Thử lên một “Danh sách việc cần làm”

Ghi lại mọi việc cần làm. Nếu công việc nào có khối lượng quá lớn, hãy chia nhỏ ra thành những đầu việc nhỏ hơn. Cứ thế, tiếp tục chia nhỏ cho đến khi bạn đã liệt kê được hết mọi việc, trong đó mỗi đầu việc chỉ cần tối đa từ 1-2 giờ để hoàn thành. Danh sách này có thể rất dài nhưng không sao, chúng ta luôn có cách để sắp xếp lại mọi việc.

Tiếp theo, hãy đánh dấu A cho việc nào quan trọng nhất hoặc gấp nhất cần giải quyết, cứ thế theo thứ tự cho tới F là những việc không quan trọng, hoặc có thể để sau. Nếu trong “danh sách việc cần làm” có quá nhiều việc cần được ưu tiên như nhau, lọc lại bản danh sách một lần nữa và gạch bỏ đi việc nào ít quan trọng hơn. Sau khi lọc xong, viết lại danh sách này theo thứ tự ưu tiên mới.
Dựa trên “danh sách việc cần làm này”, bạn phải lên một kế hoạch chính xác để giải quyết từng vấn đề theo một trong hai hướng là quan trọng hay cần thiết. Nhờ đó, những công việc quan trọng đã tách biệt hẳn khỏi những việc vô bổ tốn thời gian rồi.

Gợi ý:
Một khi đã quen tay, bạn nên bắt đầu phân biệt giữa công việc mang tính “quan trọng” và “cấp thiết”. Tìm hiểu thêm ở bài Ma trận Cấp thiết/Quan trọng.

Sử dụng “Danh sách việc cần làm”

Mỗi người sẽ có cách sử dụng “danh sách việc cần làm” khác nhau tùy theo vị trí và nghề nghiệp của mình. Nếu đang là nhân viên bán hàng, bạn nên nên giữ cho “Danh sách việc cần làm” của mình thật ngắn gọn và dễ dàng hoàn thành ngay trong ngày. Còn nếu bạn đang nắm giữ vai trò tổ chức với tính chất công việc có quan tới nhiều quá người hoặc khối lượng công việc quá đồ sộ, bạn nên ghi lại mọi công việc trong cùng một nơi và từ từ “gạch bỏ” bớt.

Đôi khi, một vài việc không quan trọng sẽ bị dời đi dời lại từ một “danh sách việc cần làm” này tới “danh sách việc cần làm” khác trong vòng tới…vài tháng. Nhưng đừng lo. Chỉ trừ khi đây là công việc có quy định thời hạn thì mới nên dời lên vị trí cao hơn trong bản danh sách. Nếu không, cứ tiếp tục để đó.

Hãy thử lập và dùng “danh sách việc cần làm” ngay hôm nay nếu bạn muốn làm việc thật hiệu quả và năng suất.

Điểm cốt lõi:

Khi sử dụng “Danh sách việc cần làm”, lưu ý những điều sau:

– Viết ra hết mọi việc cần làm

– Việc nào quan trọng thì xử lý trước, đừng lãng phí thời gian vào những công việc bình thường

– Đừng quá hoang mang nếu thấy có quá nhiều đầu việc

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng đầu việc từ A (rất quan trọng) tới F (không quan trọng).

Sau đó, hãy bắt đầu xử lý công việc nào đang nằm trên cùng. Bởi đó là những việc quan trọng nhất và cần thiết nhất cần tới bạn.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s