JD hay JP? Job Profile

(minh họa: Khều)

(TBKTSG) – LTS: Bài viết “Quản trị bằng JD” của tác giả Bùi Thanh Lam đăng trên TBKTSG số ra ngày 1-4-2010 đã giới thiệu một số vấn đề liên quan đến chức năng quản trị của JD (Job Description – bản mô tả công việc). Tuần này tòa soạn giới thiệu bài viết khác liên quan đến vấn đề này.

Bài viết “Quản trị bằng JD” của tác giả Bùi Thanh Lam đã mô tả ý nghĩa của bản mô tả công việc – JD trong nhiệm vụ quản trị tổ chức. Tác giả cũng nêu rõ các nội dung cơ bản cần có của một JD để phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản trị tổ chức bao gồm cả việc “hoạch định công tác quản trị chung của cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổ chức”.

Từ các JD, người quản lý có thể hiểu được cấu trúc tổ chức do mình xây dựng và các chức danh do mình bố trí đã bao trùm lên hết các mục tiêu và nhiệm vụ mà tổ chức phải thực hiện hay chưa. Cũng từ các JD, người quản lý có được bức tranh bao quát về hoạt động của tổ chức và năng lực cần có của đội ngũ nhân sự.

Mặc dù JD là một trong những công cụ quản lý phổ biến ở hầu hết các tổ chức, trong xu hướng mới ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng sang xây dựng JP (Job Profile – tạm dịch là “hồ sơ công việc”) cho các chức danh để thay thế cho các JD truyền thống.

Ngay tại Việt Nam, từ hơn chục năm trước, một số công ty nước ngoài (như Công ty Xi măng Sao Mai, nay là Holcim Vietnam) đã đưa JP vào áp dụng thay cho JD và thực hiện một cuộc cách mạng trong hoạt động phát triển tổ chức (organization development – OD).

JP là gì? Vì sao nhiều doanh nghiệp lại chủ trương xây dựng JP thay cho JD vốn đã quen thuộc từ lâu?

Nếu JD chủ yếu để trả lời câu hỏi “Phải làm gì?”, thì JP trả lời đồng thời hai câu hỏi “Chủ yếu làm gì?” và “Phải làm tốt như thế nào?”.

Hầu hết các JD hiện nay chỉ mô tả cho người giữ chức danh đó biết mình phải làm gì – đúng với tên gọi “mô tả công việc”. Khi chuyển từ JD sang JP, người đọc sẽ hiểu được chức danh này sẽ làm những việc gì (KPA – Key Performance Area), và những việc này sẽ được đánh giá thông qua các tiêu chí nào (KPI – Key Performance Indicator). Thực ra, KPA bao hàm ý nghĩa một lĩnh vực công việc chủ yếu, có thể hiểu tương đương với một chức năng (function).

Chẳng hạn, một trong những KPA của bộ phận nhân sự là tuyển dụng, đồng nghĩa với việc bộ phận này có chức năng tuyển dụng. Còn KPI là chỉ số hay thước đo chủ yếu để đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân (hoặc bộ phận). Trong JP, mỗi công việc sẽ có ít nhất một tiêu chí chủ yếu để đo lường và đánh giá. Chẳng hạn, trong JP của một trưởng phòng nhân sự có một KPA là “tuyển dụng” và KPI tương ứng để đánh giá có thể là “thời gian đáp ứng yêu cầu tuyển dụng”.

Khác với JD – thường liệt kê khá nhiều công việc mà nhân viên phải làm, JP chỉ liệt kê những lĩnh vực (nhóm) công việc chủ yếu. Khi thay JD bằng JP, người giữ chức danh tương ứng không chỉ hiểu rõ những công việc mình phải làm, mà còn hiểu thêm mình sẽ được đánh giá hiệu quả công việc thông qua các tiêu chí nào. Điều này sẽ tạo động lực để người có JP cố gắng phấn đấu hoàn thành công việc theo các tiêu chí đã biết.

Tương tự, cấp quản lý, ngoài việc biết nhân viên mình chịu trách nhiệm thực hiện những công việc gì, cũng sẽ biết luôn cách thức để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên ấy thông qua các tiêu chí đã được thống nhất (qua JP được công bố). Dưới đây là minh họa một phần JP tóm tắt của một trưởng phòng vật tư (xem bảng).

Có một điểm cần lưu ý, trong JP không nhất thiết phải lượng hóa các tiêu chí thành các con số cụ thể. Việc đưa các tiêu chuẩn vào để lượng hóa các tiêu chí đánh giá sẽ tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, năng lực của người thực hiện công việc và mong muốn của cấp quản lý.

Các tiêu chí thường được lượng hóa thành con số để đo lường trên cơ sở thảo luận và thống nhất giữa hai bên – người giữ chức danh trong JP và cấp quản lý của mình. Khi đó, KPI trở thành các tiêu chí (thường thay đổi mỗi năm) để đánh giá hiệu quả làm việc của người giữ chức danh trong JP. Và, như trên đã nói, việc đánh giá chỉ tập trung vào các công việc chủ yếu, chứ không phải từng công việc chi tiết.

Cả JP và JD đều là những công cụ quản trị tổ chức, đặc biệt là phát triển tổ chức. Giám đốc phát triển tổ chức (Organization Development Manager – ODM) là một chức danh mới đang ngày càng trở nên phổ biến trong các tập đoàn lớn, nơi vai trò của công tác phát triển tổ chức rất được coi trọng. Không ai khác, chính ODM là người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền đạt, giải thích, hỗ trợ xây dựng, triển khai thực hiện, và theo dõi đánh giá các JP cùng với các giám đốc chức năng.

______________________

(*) BDSC Consulting Corp.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s