Làm thế nào biến “ Điệp Vụ Bất Khả Thi “ trở thành “ Khả Thi “ trong đào tạo

Làm thế nào biến “ Điệp Vụ Bất Khả Thi “ trở thành “ Khả Thi “ trong đào tạo

 

Các chuyên viên nhân sự gặp rất nhiều khó khăn trong việc thuyết phục công ty đầu tư tiền cho các nhân viên tham dự các khóa học bên ngoài. Trong năm 2011 và 2012 công tác này gần như trở thành điệp vụ bất khả thi trong bối cảnh suy giảm kinh tế và ngân quỹ dành cho hoạt động nhân sự gần như bằng 0. Trong loạt bài “ Quản Lý Nhân Sự Thời Khủng Hoảng” tác giả có đề cập tới tầm quan trọng của đào tạo trong giai đoạn khủng hoảng hiện nay. Điệp vụ bất khả thi của nhân sự sẽ phải thuyết phục xếp dành ngân quỹ cho các hoạt động đào tạo tại công ty.

Trong thời gian kinh tế phát triển, công tác đào tạo sẽ dễ dàng thực hiện thông qua việc mời các đơn vị chuyên môn thực hiện inhouse hoặc gửi 4-5 chuyên viên tới các công ty đào tạo học các khóa public. Trong thời điểm này, các phương phát trên không thuyết phục nhìn từ góc cạnh chi phí cho công ty. Phòng nhân sự nên hướng tới việc cử các chuyên viên đồng thời có khả năng sư phạm và chuyên môn của công ty tham gia các khóa đào tạo chuyên môn public nhằm lấy bài giảng và sau đó phòng nhân sự cùng với phòng chức năng thực hiện việc tái đào tạo lại trong công ty.

Bài báo này nhằm cung cấp cho các chuyên viên nhân sự các phương pháp thực dụng để khấu hao chi phí đào tạo nhanh nhất khi gửi ra bên ngoài. Trong công tác quản lý đào tạo, các chuyên viên gặp rất nhiều vấn đề khi bắt nhân viên ký cam kết đào tạo – training bonding kéo dài 1-2 năm cho các khóa học và các điều khoản đền bù. Việc ký thỏa thuận đào tạo thường mang những tính chất tiêu cực ảnh hưởng tới quan hệ công ty và nhân viên. Người nhân viên thường nhìn nhận thỏa thuận đào tạo như một tín hiệu không tin tưởng từ phía công ty. Ngạn ngữ có câu “ Dùng Thì Phải Tin, Không Tin Thì Không Dùng” . Các phương thức triển khai dưới đây giúp cho công ty không cần cam kết về thời gian nhưng đảm bảo chi phí được đầu tư một cách hiệu quả nhất.

Trên lý thuyết đánh giá hiệu quả đào tạo có 04 cấp độ theo Kirk Patrick là phản ứng, kết quả học tập, ứng dụng và kết quả. Đứng trên quan điểm thực dụng, công ty cần quan tâm tới mức 2, 3 và 4 để đảm bảo chi phí đào tạo được sử dụng hiệu quả nhất. Một ý bổ xung trên quan điểm Kirk Patrick, nhân viên sau khi đi học về cần phải thực hiện các hoạt động với phòng nhân sự để nhân rộng, chuyển giao và triển khai các hoạt động đào tạo cho toàn bộ các nhân viên khác không có điều kiện tham dự khóa học. Các hoạt động cụ thể như sau

01- Lựa chọn học viên: Do công tác học bên ngoài các lớp public không chỉ nhằm tới kiến thức chuyên môn mà còn chuẩn bị cho việc xây dựng bài giảng, tự thực hiện đào tạo dựa trên bài giảng của đơn vị cung ứng dịch vụ public. Các nhân viên lựa chọn cần phải có trình độ chuyên môn khá, cam kết việc phát triển bài giảng và hoạt động đào tạo với phòng nhân sự. Ngoài ra nếu tốt nhất, các nhân viên này đã trải qua các hoạt động đứng lớp đào tạo hoặc học qua khóa học Train The Trainer

02- Thực hiện đào tạo: Trong khi học, học viên cần phải chú ý tới nội dung khóa học, phương thức truyền đạt, các ý kiến trao đổi, các tài liệu sử dụng trong giờ học, các trao đổi riêng với giảng viên. Học viên cần thấu hiểu vai trò của họ không phải là học viên bình thường mà là đại diện cho công ty nhằm thu thập và thực hiện tự đào tạo trong công ty sau này

03- Liên lạc với giảng viên: Giảng viên và công ty thực hiện đào tạo inhouse có thể là hai thực thể riêng biệt. Học viên nên tiếp xúc và xây dựng quan hệ với giảng viên để tạo điều kiện cho công ty mời trực tiếp giảng viên về đào tạo tiết kiệm chi phí và thời gian.

04- Báo cáo sau khóa học: Học viên cần viết báo cáo và tổng kết ngay sau khóa học thật chi tiết và kỹ lưỡng. Kinh nghiệm cho thấy chỉ sau 2-3 ngày học viên sẽ quên hết các ý chi tiết và quan trọng của khóa học. Nội dung báo cáo có thể bao gồm các đầu mục như sau

– Hệ thống lý thuyết trong khóa học

– Các ý chính trong bài giảng

– Các kỹ năng , kinh nghiệm và kiến thức nổi trội

– Các tài liệu công cụ như bài test, công cụ đánh giá, bài tập nếu có

– Các nội dung thu nhận tâm đắc nhất

– Các ý quan trọng cần triển khai tại công ty theo bài giảng và thu nhận từ các học viên khác

– Các mục tiêu hành động cần thực hiện dựa trên khóa học để cải thiện tình hình hoạt động tại phòng ban và công ty

– Các ý tưởng nếu có

– Phim và video quay hoặc chiếu trong khóa học

– Tài liệu tham khảo

– Thông tin liên lạc giảng viên và các học viên

05- Triển khai bài giảng: các bài giảng cần được photo và chuyển cho toàn bộ các nhân viên có cùng chức năng trong công ty để khuyến khích việc tự học. Nhân viên đi học có thể tổ chức các buổi tóm tắt để truyền tải các ý quan trọng trong bài giảng cho toàn bộ nhân viên có liên quan trong công ty. Ngoài ra hoạt động này nên tiến hành sớm vì có thể các câu hỏi học viên không trả lời được thì có thể email hỏi giảng viên thông qua học viên tham dự khóa học.

06- Phát triển bài giảng: phòng nhân sự cùng với học viên đi học sử dụng tài liệu vừa có và các tài liệu khác nếu có nhằm phát triển bài giảng cho công ty

07- Thực hiện công tác đào tạo: Nhân viên đi học và phòng nhân sự đồng thực hiện các hoạt động đào tạo cho các nhân viên khác trong công ty dựa trên các tài liệu phát triển được.

08- Thực hiện các dự án hoạt động liên quan tới nội dung giảng dạy: phòng nhân sự cần làm việc với các trưởng phòng chức năng trước khi cử nhân viên đi học về các dự án hay công việc có liên quan nội dung giảng dạy. Phòng chức năng cần theo dõi thực hiện và sau khi hoàn tất cần có bản báo cáo thu hoạch những gì học và triển khai áp dụng trong công ty như thế nào

09- Hoạt động coaching và mentoring: Các nhân viên cử đi học cần thực hiện hoạt động coaching và mentoring các nhân viên trẻ tại công ty dựa trên nội dung các khóa học. Việc thực hiện coaching và mentoring này là hiệu quả nhất đảm bảo tri thức trong học tập được truyền thụ lại trong công ty.

 

Đảm bảo chi phí đào tạo xứng đáng từng xu bỏ ra tại công ty là một công tác rất khó. Bài báo đưa ra một số gợi ý cụ thể giúp cho chuyên viên nhân sự có thể chuyển điệp vụ bất khả thi thành thực tế trong bối cảnh chi phí đào tạo cắt giảm hàng loạt hiện nay

 

Tác giả: Vũ Tuấn Anh

Giám Đốc Điều Hành Viện Quản Lý Việt Nam

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s